Como podes ganhar 23% do teu tempo de volta com automatização

A automatização é geralmente vista como uma ótima palavra num negócio, porque geralmente significa que alguns dos processos serão auxiliados pela tecnologia, tornando-se mais fáceis e rápidos. Mas o nível de automatização que a tua empresa precisa para se tornar mais eficiente depende de vários fatores, como do teu setor, dos serviços que forneces e, tão importante, a fase de desenvolvimento atual da tua empresa.

Por exemplo, quando olhamos apenas para o setor do comércio eletrónico, mais especificamente para as lojas online, já podemos ver uma grande mudança na automatização entre diferentes níveis de negócios. Do lado da logística, por exemplo, as empresas maiores podem ter a sua própria infraestrutura de distribuição ou armazéns locais nos seus principais mercados, para responder melhor às necessidades dos seus clientes. Mas, devido à dificuldade de gerir e aos elevados custos destas soluções, elas geralmente estão fora do alcance de pequenas e médias empresas.

No entanto, isso não significa que as PME não tenham soluções logísticas. Há maneiras de automatizar várias partes do processo, desde da venda de um item, até ao momento em que o cliente o recebe – até ao potencial cenário em que o item é devolvido à tua loja.

 

Etiquetas de Envio

Tudo começa a partir do momento em que recebes uma ou mais encomendas na tua plataforma de eCommerce. Depois de teres todos os pedidos fisicamente prontos, irás precisar de imprimir as etiquetas de envio para enviares os pacotes. E aqui há espaço para uma potencial automatização.

Em vez de passares por todo este processo manualmente no website da transportadora, a copiar e colar todas as informações de envio necessárias para todos os teus 10 ou 100 pedidos, basta criares todas as etiquetas com um clique.

 

Emails de Track&Trace

Depois da etiqueta de envio ser impressa e colada na encomenda, é hora de esta ir para as mãos das transportadoras. Quando isso acontece, irás receber atualizações sobre o processo de entrega da encomenda – dependendo do teu contrato com a transportadora, claro.

Então, se desejas comunicar estas atualizações ao teu cliente, normalmente precisas de criar manualmente um novo email para cada cliente sempre que algo mudar com um pedido.

Bem, na verdade não precisas. Existem softwares que permitem enviar automaticamente essas atualizações aos consumidores.

 

Etiquetas de Devolução

Finalmente a encomenda chega em segurança às mãos do consumidor. É o fim, certo?

Bem, não exatamente. Cerca de 30% das vezes, os teus pedidos voltarão para ti. E, embora uma devolução não seja necessariamente uma coisa negativa, é importante oferecer ao consumidor um processo de devolução rápido e sem complicações.

E uma maneira de fazer isso é ao automatizar a criação de etiquetas de devolução.

 

Serviço ao cliente

Então, e se algo não correr tão bem quanto o esperado? E se surgirem alguns problemas durante o processo de entrega, sejam eles atrasos, erros no endereço ou outras falhas ao longo do caminho?

Bem, não há nada a temer – isto acontece a toda a gente.

Isso apenas significa que a tua loja online precisa de resolver a situação. O que muitas vezes implica em falar com os clientes e com as transportadoras.

Então não seria fantástico ter um botão que simplifica o processo ao máximo? Para automatizá-lo, quase? Bem, continua a ler e verás que isso, de certa forma, é realmente possível.

 

Automatização é uma buzzword. Mas também pode ser a chave para o desenvolvimento dos teus negócios. Aqui tens um exemplo.

Ok, existem várias maneiras de automatizar o processo logístico de uma loja online. Mas o que é que automatização significa tangivelmente? Quais são as vantagens de uma loja online ter estes processos simplificados?

Pela nossa experiência em automatizar os processos acima descritos, tudo se resume ao tempo.

Como exemplo, vamos usar a automatização das etiquetas de envio a que os nossos clientes têm acesso na nossa plataforma.

Em média, os proprietários de lojas online demoram de dois a quatro minutos para copiar as informações de envio dos clientes para uma etiqueta de envio. Isso significa que se recebes, em média, dez pedidos por dia, gastas cerca de 20 a 40 minutos a fazer isto. O que, por si só, não é um mau tempo. Mas vamos olhar para este tempo de uma perspetiva mais ampla.

Por semana, gastarias entre 1h40 a 3h20 para fazer etiquetas de envio. Isso é aproximadamente cerca de 4% a 8% do teu tempo semanal gasto nessa única tarefa.

Agora, imagina que podes usar menos de um minuto por dia a fazer isso. Com apenas um clique, ganharias de volta pelo menos 4% do teu tempo. Todas as semanas.

E não é apenas o tempo que ganhas diretamente com esta automatização. De certa forma, é o que vem (ou não) depois.

Ter este processo automatizado significa que não precisas de copiar manualmente as informações de envio. E ao evitar isso, também evitas erros de digitação ou outros erros humanos que daí possam ser gerados. E parecendo que não, isso traz bastantes vantagens.

Por exemplo, estes erros geralmente criam problemas com as entregas, porque se o endereço ou outras informações essenciais para um envio estiverem erradas, isso aumentará o tempo no processo de entrega – ou mesmo uma falha na entrega. Assim, ao minimizar as hipóteses destes erros ocorrerem, também aumentas a qualidade da entrega dos teus pedidos e, consequentemente, diminuis as probabilidades de teres más entregas. Evitar o uso indevido do teu tempo acaba por ter um efeito cascata positivo, pois acabas por evitar outros problemas que também se tornariam um mau uso do teu tempo.

E sabes como podes usar esse tempo que ganhaste de volta? Pode usá-lo no crescimento do teu negócio.

 

 

Agora de volta ao serviço ao cliente…

Ok, isto é um monte de problemas que a automatização pode evitar. Mas como dissemos antes, os problemas ainda podem ocorrer. E se houver uma falha com a entrega, precisas de tirar algum tempo do teu dia para falar com as transportadoras para corrigir a situação.

Pela nossa própria experiência, existe algum tipo de problema com cerca de 3% dos pedidos de uma loja online. E, embora não tenhamos números concretos sobre o tempo gasto pelos proprietários de lojas online com estes problemas, acreditamos que é seguro assumir que eles gastam entre duas a quatro horas por problema. É claro que isso depende do problema em si, da operadora, do cliente, do tempo de resposta, entre outros fatores – mas duas a quatro horas é uma estimativa segura.

Ao colocar as coisas em perspetiva, se lidas com 10 pedidos por dia, numa semana de trabalho lidaste com 50 pedidos. E se 3% dos pedidos tiverem algum tipo de problema, acabas por lidar com 1,5 entregas problemáticas por semana. Isso significa duas a seis horas por semana, cerca de 5% a 15% do teu tempo semanal.

E é por isso que também oferecemos apoio ao consumidor automatizado aos nossos clientes. Desta forma, eles não precisam de usar 5% a 15% da sua semana para lidar com estas situações.

O que significa que, além dos 4%-8% de tempo que eles economizam em etiquetas de envio, eles podem ganhar 9% a 23% de tempo extra por semana.

Para colocar isto em números reais, e dependendo do tamanho do teu negócio, este é o tempo que poderias economizar com apenas duas das soluções automatizadas mencionadas acima.

 

Como diz o ditado: tempo é dinheiro.

Não gostamos muito de usar este ditado, mas é verdade, sabes? Assim, a conclusão natural que podemos tirar daqui é que, ao não criar etiquetas de envio manualmente, ao não enviar manualmente emails de track&trace aos clientes sempre que houver uma atualização e ao não ter de lidar com problemas de entregas, estarias efetivamente a ganhar de volta entre 9% a 23% do seu tempo.

Tempo que poderias usar para outras áreas do teu negócio, para cultivá-lo em vez de sustentá-lo. O que, sem dúvida, iria beneficiar-te a ti e à tua empresa a curto e a longo prazo.

 

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